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いきなりですが、大学職員の「面接には攻略法」があります。
「え？そんな訳無いだろう」と思われた方。
本当です。
この記事を読めば面接対策はバッチリ！内定取得にも大きく近づくはずです！
ちなみに大学職員って高年収でワークライフバランスも取れるらしいし、良いな～！と思っている方向けの記事はこちら。
投資、将来性
私自身は面接が得意な訳ではありません。にも関わらず、同期の中で採用面接の点数がトップだったと聞かされました。
面接が苦手なのにどうやってトップになれたのか？
「面接には攻略法」があるからです。
私がトップになれた理由は話が上手かった訳ではなく、「準備・対策・技術」この３つのポイントを押さえて面接に臨んだからです。
現在は大学職員として働いているため、ここに経験と知識が加わり、さらに確実なものになっていると感じています。事実、友人の大学職員への転職をサポートした結果、無事に内定を取得することも出来ました。
大学職員への就職・転職を考えている方のほとんどは、面接に対して不安を抱えているかと思います。その不安、少しでも軽くしたく無いですか？
この記事を読んで不安を軽くし、大学職員内定を取得してください！
面接準備編
それでは面接対策について！と行きたいところですが、対策を考えるには準備が必要です。
そもそも準備とは何を指しているのか？
エントリーシートの作成です！
いくら腕利の料理人でも、食材が腐っていると美味しくは作れません。同じように面接で上手く話すためには、自分のことや大学職員の事など、話すための材料が必要です。
エントリーシートを考えていると、自然と自己分析や大学職員についての知識が深まります。それを面接対策に活かすのです。
エントリーシートを徹底的に作り込め！
面接に進むためにはエントリーシートによる書類選考を突破する必要があります。どれだけ面接対策をしていてもエントリーシートで落ちてしまうと水の泡です。
大学職員として働く中で学生の就職活動を見ていますが、エントリーシートを疎かにする人は少なくありません。確かにエントリーシートの作成には時間が掛かります。ですが、エントリーシートで志望理由が書けないのに面接で志望理由を話せると思いますか？
よほどアドリブが得でない限り難しいと思います。
一方、エントリーシートをしっかり書いておけば、面接でも迷わず答えることができるはずです。また面接で聞かれる質問は基本的にエントリーシートの中身からです。本当に受かりたいなら、エントリーシートをきっちりと作っておくことが重要です。
徹底的に自分を問い詰めろ！
当たり前ですがエントリーシートは字数に制限があります。面接官は字数制限で書ききれなかった部分を知るために質問してきます。
例えば以下のような「ガクチカ」で考えてみましょう。
「学生時代に部活をしていて、一年生の頃はレギュラーどころか補欠にも入れず、挫折を経験しました。それからは、自分に何が足りていないのかを分析し、足りていない弱みを克服できるよう、普段の練習以外でも自主的に練習するようにしました。すると、少しずつではありましたが、結果が出るようになり、最終的にはレギュラーにも選ばれ全国大会で優勝することができました。この経験から、直面した問題に対して、冷静に分析し対応する力が身についたと感じています。この力で貴校の〇〇にも貢献できると考えています。」
もしあなたが面接官ならこの応募者に何を質問しますか？
私なら、
- 挫折はこの時が初めて？
- 何故自分を分析しようと思ったのか？
- 分析してどのような部分が弱みだった？
- 分析以外に周りにアドバイスを貰うなどはしなかったか？
- 部活と仕事では問題の種類が違うが、どのように分析するのか？
これ以外にも掘り下げる部分はいくつもあります。何でも良いです。自分が思いつく質問全てを書き出してください。そして回答を考えて下さい。
これで終わりではありません！
最初に挙げた質問の回答を考え、その回答に対しても質問を考え、また回答する。さらに質問、回答・・・・・
といった感じで、繰り返します。面接にも時間制限はあるので、個人的には５回ほど掘り下げておけばかなり安心できるかと思います。
この作業は非常に疲れます。私も嫌でした。
ですが、本当に受かりたいなら必ずやっておいてください。
経験上、面接には自分の考えていなかった質問が必ず飛んできます。アドリブ力があれば対応が可能ですが、簡単ではありません。
私は、本命である大学職員以外にも、ITや食品、メーカーなど幅広く受けていました。その際、大学職員以外の面接では予想外の質問が多く、苦し紛れに回答している状況が頻繁にありました。ですが、大学職員は徹底的に対策をしていたおかげで、予想外の質問はほとんどありませんでした。
この予想外の質問をいかに減らしておくかで、面接の流れのスムーズさが大きく変わります。聞かれた質問にきっちりと回答することで、面接官も「この子は自分自身や大学職員についてよく調べているんだな」と感じます。
この「とにかく自分を問い詰めろ」は誰にでも出来る事ですが、実際にやり切れる人は中々いません。だからこそ、やっている人とやっていない人とで大きな差が生まれる訳です。
回答の丸暗記はやめておけ!
就活生だけでなく社会人にも多いのですが、面接やプレゼンなど、人前で話す時に丸暗記した内容を話す。これは辞めておいた方が良いです。
何故かというと、聞いてる側は丸暗記した回答かどうかはすぐに分かります。丸暗記した文を話すと抑揚がなくなり、ロボットのように感じます。その瞬間に興味が無くなり、話が一切入ってこなくなるからです。実際に採用を担当した上司も、丸暗記した子の話は面白くない。全く興味をそそられないと言っていました。
それは分かってるけど難しい！と多くの方が思っているでしょう。
でもよく考えてみてください。
趣味や好きな事であれば、台本がなくても話せませんか？友達や親との会話でも、台本なんてなくても話せますよね。
それは何故か？
趣味や好きなことはよく知っているから。普段の会話でも自分の知識の範囲内で会話しているからです。
一方、面接になると急に話せなくなるのは何故か？
自分の事を完璧に理解できていないから。志望動機が定まっていないからです。
私は宗教にあまり興味がないため宗教について全く話せません。つまりよく知らない事について話す事は不可能なんです。
だから、エントリーシートで自分のことや大学職員の事をしっかり分析しておく。すると自己理解が深まり、大学職員に関する知識も身につき、丸暗記する必要がなくなるのです。
エントリーシートをしっかり作れば書類選考も突破できるし、面接でも活かせる。一石二鳥です。
手を抜かずに作っておきましょう。
面接対策編
次に面接対策です。
話すためのネタである食材を揃えた次はその食材で何を作るか。メニューをどうするかです。
面接官にも好き嫌いや苦手があります。面接官の好みに合わせた話を提供する必要があるわけです。
しかし、何を話すべきか、何をアピールするか、どんな質問が来るのか、志望理由やガクチカ、弱みや強みなど？
考え始めるとキリがないです。
ここでは、大学職員の面接において特に重要だと思う点を３つ、お話ししていきたいと思います。
事業計画書について話すのはNG？
第一のポイントは事業計画書です。
「事業計画書について調べて調べておきましょう！」というアドバイスを見かけませんか？
個人的にこれはアドバイスとして不十分だと思っています。
事業計画書に目を通しておく事は重要です。あなたの将来を預ける志望先の大学が、どんな課題を抱えていて、これからどんな政策を打ち出していくのかを知っておく事は大切です。エントリーシートに活かすのもありでしょう。
ですが、下手に足を突っ込みすぎると地雷を爆発させてしまう可能性があります。
稀に見かけるのが、面接の場などで事業報告書の〇〇が云々と、意見を述べる人がいますが、全くオススメしません。的を得ている内容だとしてもオススメしません。
何故オススメしないのか？
非常にしょうもない理由ですが、面接官のプライドを傷つける可能性が高いから。
事業計画書は部長クラスが考えています。面接官も最終に近づくと部長クラスが出てきます。
気づいた方も多いのではないでしょうか。
事業計画書を作った面接官に対し、これはあーだこーだと指摘をしてしまうと、本人は「なんだこいつ面倒なやつだ」と思うのです。
正しい意見を受け入れられる人なら良いのですが、そうはいかないのが大学職員。私はあまり好きではありませが、以下の記事でも紹介していますが、大学職員は年功序列で上の意見が全ての組織です。大体の上司は「YESマン」が大好きです。
そんな組織の人間が、まだ社会人経験もない学生に一泡吹かせられたら間違いなく、落とされます。
本当に入りたいなら選考の時だけは自分の知識をひけらかすのは辞めておきましょう。入ってから存分に活躍して下さい。
でも、「事業計画書を読んでいますよ」というアピールはしておいても損はありません。
例えば、事業計画書の〇〇に興味を持った、事業計画書の〇〇に貢献出来る、といった形でアピールするのです。
これであれば、相手の計画を持ち上げつつ、自分のアピールも出来るのです。
もし計画を考えた人ならば「この子はよく分かっているな」と思う可能性が高いです。
事業計画書は指摘するのではなく、知っている、賛同している、貢献出来る、と言った形で話を持っていくのがベターです。
個人的には事業計画は自分から話す必要はないと思っています。ただし、相手から聞かれた際に答えられるよう、事前に一読しておく必要はあります。
何故本学なの？は意外と気にしなくて良い？
第二のポイントは「何故、本学なのですか？」「それなら他大学でも出来るよね？」
面接でほぼ必ず聞かれる質問です。特に最終面接が近づくと聞かれます。
エントリーシートの志望動機には、字数制限もあるので他大学との比較までは書けていないことがほとんどです。なので面接で「この志望動機なら他大学でも良かったのでは？」と聞かれるのです。
必ず聞かれるこの質問、回答を悩む人が非常に多いのです。
ですが、そこまで悩む必要はなく、面接官を「その理由なら本学を志望してもおかしくないね」と思わせれば十分です。
その理由は、質問することが恒例になっている。この回答からはあまりにも人間性が見れない。からです。
そもそも、面接で見る主な部分はその人の考え方・価値観・経験・大学職員としての適正などです。確かに志望動機も重要ですが、こじつけた回答がほとんどですし、面接官もそれを理解しています。
なので、そんな回答よりもガクチカや苦労したこと、強みといった内容の方が、応募者もこじつける必要がなく、本来の価値観や経験などが見えやすいため、面接官としてもそちらを優先します。
「何故、本学なのですか？」という質問は疎かにしてはいけませんが、そこまで時間を掛けて考える必要もないと思っています。
といっても中々適当な文が思いつかない人のために簡単な方法をお話しします。
他大学との差別化はどうする？
志望動機において「何故、本学なのか」を簡単に説明するには他大学との差別化です。
差別化をするには、他大学を調べることが重要です。
特に志望校と同じ規模や、近辺、志望動機が当てはまる大学について調べておきましょう。全ての大学を調べる必要はありません。感覚的に３～５校程度で十分です。
例えば、国際化をキーフレーズ、志望校は国際化に力を入れている早稲田大学としましょう。
エントリーシート編でも書いていましたが、早稲田大学は日本一の留学生数を誇っており、これからのビジョンとして【「世界に貢献する高い志を持った学生」人間力・洞察力を備えたグローバルリーダーの育成】とあり、国際競争力の低下を問題視しています。
この留学生数日本一は大きな差別化になります。
差別対象として、明治大学の留学者数を見てみると、留学者数は2,000人程度と半分にも及びません。
このことから、いかに早稲田大学の留学生数が多いかが伺えます。
これをもとに何故早稲田を選んだのかを考えてみました。
貴校を志望した理由は海外からの留学生数の多さです。
私は大学職員として国際化に携わりたいと思っており、志望校を選ぶ上では海外からの留学生数を特に重要視していました。理由としては、留学生数が多くなると学内での国際化が促進されるためです。海外へ留学するのも良いのですが、経済的な問題で留学に行けない学生もいます。その学生にとっては海外からの留学生が多く在籍していると、留学に行かなくても学内で国際交流が可能となります。実際に私の友人は留学せずに海外からの留学生と交流し、言語だけでなく異文化を学んでいました。留学生数をポイントに各大学を調べていきました。すると明治大学が2,000人の留学生に対し、貴校は8,000人以上とかなりの差がありました。この留学生数は日本一であり、さらなる国際化を目指していることも知りました。どのように留学生を増やしたのかという政策への興味と、働くなら日本のトップで働きたいと思い、貴校を志望しました。
文章になると少し長く感じますが、話すと１分程度かと思います。数字を出すことで具体性が増し、他大学と比較していることを伝え、さらに日本一という組織で働きたい意思から、早稲田大学を志望している事を伝えています。
これで相手は「なるほど、そういう観点で考えたのか」と思います。これで十分です。この質問で内定取得を狙うのは不可能なので、無難に回答しておけば問題ありません。
この回答だと「国際化以外に興味はないのか？」「トップで働きたいのは何故？」といった質問が返ってくる可能性が高いため、準備をしておく事が必要です。
面接官は誰か？
第三のポイントは面接官が誰かを考えるです。
面接官が誰かを考えたことはありますか？
話す内容を考える際、面接官が誰かを理解して考える人はあまりいません。しかし、話す相手を理解して内容を考えることは非常に重要です。
先ほど、事業計画書の具体的な内容はあまり話さない方が良い、それは面接官である部長クラスが事業計画書を考えているからだとお話ししました。
このように、話す相手によって好まれる話題は異なり、押さえるべきポイントも変わります。
ではもう一度聞きます。
大学職員の採用面接を担当するのは職員だけでしょうか？
違います。採用面接は職員と教員が対応します。序盤は職員だけであることがほとんどですが、最終面接になるとほぼ100％教員が加わります。
そして、職員の目線と教員の目線では考えることがかなり変わってきます。
職員はこれから一緒に働く人間を見定める必要があるため、人間性を確かめに来ます。特にコミュニケーションが重要な職業柄、人との関わり方に対しての質問が多い傾向にあります。「仲間がミスした時はどう対応する？」「チームでの業務と個人での業務のどちらが得意か」といった質問です。
一方で教員は、事務作業を一緒にやるわけではありません。なので教員はコミュニケーションスキルよりもその人がどんな人間なのか、学生時代は何を研究していのか、どんな事に興味・関心を持っているのか等を質問する傾向が高いです。実際、同期や上司はゼミの研究内容について聞かれました。
私自身もゼミの研究内容やその学部に何故入ったのか何を学んだのかと言った質問が結構ありました。それも、回答するとさらに深掘りされます。感覚的には単純に興味深くて質問をしている様子でしたが、思った以上に深く質問されたので驚きました。
一応準備はしていたので対応はできましたが、教員が面接官になる事を考えていないと答えられないだろうなと感じました。
今になって考えてみると、大学職員になる人間が自分の学びや興味・関心を答えることは当たり前だと感じます。大学で学んだことも答えられない人間に、大学運営を任せられるとは到底思えません。
面接対策では、職員だけではなく教員も面接官であることを意識し、話す内容を考えておくことが大切です。
面接テクニック編
最後は技術です。
面接における技術って何？と思われる人もいるのではないでしょうか。
意外にもこの技術を重要視しない人が多いのですが、私は非常に重要だと思っています。
普段の会話でも「この人の話し方嫌だな・喋っていても楽しくないな」と感じたことはないでしょうか。
「人は話し方が９割」と言う本がありますし、その他にも「話し方」について書かれている本は沢山あります。それぐらい話し方は重要であり、相手への印象が大きく変わるのです。
「笑顔」や「はっきりと話す」こういった事も技術に入ります。面接官が見ているのは話の内容だけではありません。仕草や話し方、雰囲気なども含めて評価をしています。
どれだけ食材とメニューが良くても塩を入れすぎたり、焦がしたりと調理方法を間違えると不味くなります。その反対で普通の食材でも調理方法によって何倍も美味しくすることが出来ます。
つまり、素晴らしいストーリーでも話し方や伝え方一つで評価が低くなることもあれば、平凡なストーリーでも話し方や伝え方次第で評価を高くすることは可能ということです。
ここでは、面接で使える技術を簡単なものから少し難しいものを３つお話ししていきます。
素直さを見せろ！
応募者で素直そうな人と、頑固そうな人がいて、能力は同じ評価だとします。あなたが面接官だったらどちらを選びますか？
多くの人が素直そうな人を選ぶかと思います。
こちらの調査では、優秀だと感じる新入社員の特徴をみると「わからないことをすぐに聞ける」が一位となっていました。わからないことを聞くには素直さが必要ですよね。また、自由記述にも「素直さ」が入っているようでした。
企業を対象にした調査ですが、素直さが大切なのは大学職員も同じです。面接官も教えづらい頑固な新入職員より、素直な新入職員を好みます。
どのように素直さをアピールすれば良いのか。
エントリーシートの強みとして素直さをアピールする事も可能ですが、面接での会話の中で素直さを表現する事も可能です、むしろ文字ではなく会話から素直さを感じてもらった方が効果的ではないかと思っています。
会話で素直さをアピールする方法として最も簡単なことは、「間違いや、分からない事を認める」です。
面接の中で自分の認識が間違っていた場合や答えられない質問があった際に「私の認識が間違っていました。認識を正していただきありがとうございます」といった形で素直に認めるのです。
面接で「分かりません」と言ってはいけないと思っている人もいるかと思いますが、むしろ逆です。
何故間違いや、分からない事を認めるのが素直さのアピールになるのか。
分からない事を認めるのが何故大切なのか？
仕事の場で間違った認識や分からないのに分かった振りをする人がいますが、それをされると業務が進まなかったり、ミスにも繋がったりと、周りにとって非常に迷惑です。むしろ素直に「分かりません」と聞いてくれるの方がよっぽどやり易いのです。
面接という間違ってはいけない雰囲気がある場面で、自分の間違いや、分からない事を認める。すると面接官は、この人なら、仕事の場でも素直に間違いを認められるだろうな、と思います。つまり、素直さを印象づける事ができるのです。
分からない事ばかりだと、何も考えていないと思われてしまいます。使い過ぎには注意してください。
質問には即答ではなく考えるべし！
面接では丸暗記をしてはいけないとお話ししました。それと関連したテクニックですが、面接のなかで一度は即答せず考てから話すという事をやって見て下さい。
面接では、即回答をしないといけないという意識がありますが、私は考えながら回答する方が良いと思っています。
即答しないメリットとして
- 面接官に丸暗記ではないことをアピールできる。
- 考える時間を使って言いたいことが整理できる。
- 間を作ると聞いている側は注目する。（誰かのプレゼンや講義で急に黙ると注目するのと同じです）
- 質問した側も良い気分になる。（質問をするのも難しいものです。あなたも誰かに質問した際、即答されるより考えられた方が気分が良くなるはずです。）
志望動機やガクチカといったお約束の質問は即答して下さい。これらは質問が来ることを分かっている前提なので、むしろ即答できないと準備をしてきていないと思われてしまいます。
考えるのは、自分の回答を深掘りされた時や、少し捻った質問が来た時です。面接という緊張した空間になると、焦って喋り出してしまう事がありますが、一息ついて考えて下さい。質問に即答できそうだとしても考える振りをし、伝えたいことを整理するのです。
私がやったのは「あなたにとってグローバルとはなんですか？」という質問です。緊張と焦りからすぐに喋り出しそうになりましたが、考えが整理できていなかったので少し間をとりました。その際、黙って考え始めるのではなく、「私にとってのグローバル、、」と小声で言い、考え始めるようにしました。そうすることで私は考えていますよと伝え、相手に時間を下さいと意思表示をしています。
間をとったことで考えが整理でき、面接官も黙って考えている私に注目していました。話に緩急をつけることで面接官を飽きさせず、自分の考えを正確に伝えることが出来たのです。
面接は即答しないといけない場ではなく、自分自身の良さを最大限伝える場です。伝え方にルールはありません。焦らず考えながら回答して見て下さい。
面接では話過ぎるな！
最後は少し難しいですが、意識しておくだけでも効果のあるテクニックをお話しします。
あなたは面接での質問に対し、２分以上話していませんか？
確かに短過ぎるのは良くないですし、自分の長所を全て伝えたい気持ちも理解できます。ですが、面接での回答は理想は１分、長くても２分以内で納めることをオススメします。
理由は長く話すことによるデメリットが多いことです。一方で短く話そうとすると、話を整理する必要があります、すると自然に要点をまとめた簡潔な回答となり、相手にも伝わりやすくなります。要点をまとめて回答すると、面接官が気になる部分を選んで深掘りします。そのタイミングで具体的な話をすれば十分です。
初めの回答で全てを具体的に話す必要はありません。また、アピールというのは自分の良い所を話す事が多くなります。一方的に話をするということは、聞いてもいない自慢話を聞かされているのと同じです。これほど苦痛な事はないでしょう。
以下の例はどちらも話している内容は同じです。
例①
【面接官】：Bさんは英語が喋れるんですね
【Bさん】：はい、学生時代に１年間イギリスに留学したため英語は話せます。留学をした理由は～～～～がきっかけです。留学当初は全く喋れず帰りたいと感じました。ですが、～～～～で乗り越えることが出来ました。仕事でも英語力を活かして海外からの留学生のサポートや留学を考えている学生の相談にも乗れると考えています。
例①だと回答の途中で聞く気が失せてしまいます。それに聞いてもいないことを話しているので、面接官側は一度会話を整理し、次に何を質問しようかと考える必要があります。イメージとして良くないですね。
例②
【面接官】：Bさんは英語が喋れるんですね
【Bさん】：はい、学生時代に１年間イギリスに留学していたため英語は話せます。
【面接官】：なぜ留学をしようと思ったのですか？
【Bさん】：留学をした理由は～～～がきっかけです。
【面接官］：留学で苦労したことはありましたか？
【Bさん】：留学当初は全く喋れず帰りたいと感じました。ですが～～～～で乗り越える事ができました。
【面接官】：もし本学で働くとなった場合英語を使って仕事をしたいと考えていますか？
【Bさん】：仕事でも英語力を活かして海外からの留学生のサポートや留学を考えている学生の相談にも乗れると考えています。
例②はどうでしょう。回答が短く簡潔なので途中で聞く気が失せることはないですよね。聞かれたことに対してのみ回答しているので、面接官も次の質問を考えやすいです。
質問への回答は短く簡潔に、そして質問に関係ないことは話さない！
最後に回答が長くなることのデメリットと短くすることのメリットを紹介しておきます。
回答が長いことのデメリット
- 聞き手側の集中力がなくなる。
- 考えを整理するのが苦手だと評価される。
- 長いと話している内容を理解できない。
- 時間を使い、質問の数が減る。
回答を短くすることのメリット
- 会話のテンポが良くなる。
- 聞き手の質問回数が増え、聞き手が気になる部分を回答できる。
- 短い文なので理解がしやすい。
模擬面接は必須
ここまで、エントリーシート、面接対策、面接テクニックをお伝えしてきました。
これら全ての準備が完了したら最低でも一度は模擬面接をしておきましょう。
頭の中では上手く回答出来ている自分が想像出来ますが、実際に話してみると思ったように回答できないことがよくあります。
一度も模擬面接をせずに当日を迎えるのはかなり危険です。大学の就職サポートセンターや親御さんでも良いので見てもらいましょう。
友達はあまりオススメではありません。やはり社会人経験の有無で見る視点がかなり変わってきます、なので大人に見てもらうのがオススメです。
では、大学職員の内定取得を目指して頑張って下さい！
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