職場探しをする際「自分はどんな職場に向いているのか」と、誰しも一度は考えると思います。大学事務職員の仕事は「教育」「研究」「法人」「経理」など多岐にわたりますが、一言で表現すると「大学を円滑に運営する」これに限ります。そんな大学事務職員にはどんな人が向いているのでしょうか？この記事では、私の経験を基に、大学事務職員に向いている人物像、能力をお伝えしていきます。
大学事務職員は事務作業だから、基本は誰でもできる仕事だよ。でも、得意な人と不得意な人とで仕事のスピードや正確性は大きく変わってくるんだ。僕が感じた向いている人の特徴を３つ挙げてみるから、自分に向いてるか確かめてみてね。
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大学事務職位に向いてる人の特徴
- コミュニケーション能力「報告連絡相談」
- 丁寧な確認作業でミスが少ない、マルチタスクと締切厳守
- 仕事内容によってモチベーションが変わらない
コミュニケーション能力の重要性
周りの人、そして他部署との連携
大学事務職員に自分一人で完結する仕事はほとんどなく、仕事を複数人で分担して進めることが基本です。自分がやっている仕事は同じ部署の周り人と、さらには他の部署の人と連携して行います。自分の仕事の進捗状況によって、周りの人が仕事を進められるかどうかにも影響してきます。なので、自分が何をやっているのか、何が終わっていないのかといった情報もですが、何か以前の内容から修正があった際の共有が非常に重要になってきます。私自身も何度か共有不足で仕事をミスしたことがありました。具体的には、自分は修正したけど周りに伝えられていなかったといった内容です。よく「報告連絡相談」が重要と言われますが、事務作業が主体である大学事務職員ではそれができないと致命的なミスに繋がります。
大学運営は事務職員だけでは成り立たない
大学事務職員の仕事をしていく上で教員との関係は非常に大切になってきます。大学は「事務職員」だけがいても成り立たないし、「教員」だけがいても成り立ちません。
例えば、学生が受ける授業の情報が見られるのは、事務職員がシステムに授業の情報を設定しているからです。しかし、どの教員が何曜日の何限に授業を実施するのかは、教員に確認をしないと分かりません。授業は数百、数千とあり、各教員から個別に連絡をされていては処理が追いつかないため、代表する教員と事務で会議を行い、どのように授業情報を確認するかを考えたりします。あくまでこれは一例ですが、このように「事務職員」と「教員」は常に協力し合いながら仕事を進めていくため、「教員事務員の協働」が必要になってきます。
丁寧さとタスク管理能力が命
とにかく書類の確認が多い！
大学事務はとにかく「確認作業」が多く、確認ミスがあると誰かに迷惑を掛けることになってしまします。
「休学届」「退学届」「復学届」など学籍に関わるもの。これらの書類は学生から提出され、受け取った後に不備が見つかってしまうと学生に連絡して再提出をお願いすることになり、余計な負担を掛けてしまいます。それから履修登録に関する書類だと、学生番号や授業名に誤りがあったりすると、関係のない学生の履修登録が変わったり、異なった授業が登録されてしまうなどの影響を与えてしまう。当然、大学側の誤りが多いと、学生は大学に対して不信感を抱いてしまいます。そのため、大学事務の仕事には細かい部分まで注意深く確認できる能力が求められます。
データの誤りは大問題に発展？
先ほどは書類の確認をお話ししましたが、今度はデータの作成・確認をお話しします。書類のミスは提出してきた人だけで済みますが、データのミスは数百人という範囲に影響を与えることになるため、ミスが許されない作業です。
例えば、ある授業が「金曜日１限」の所を「金曜日２限」と設定したまま授業が始まるとどうなるでしょうか？学生はこの曜日時限で授業を取りたいから取っていたのに取れなくなってしまう。でも、履修登録は既に終わっていて他の授業は取れない。そんな学生が数百人…なんてことになってしまいます。実際にこれと似たような事態が発生し、数百人の学生に電話で連絡し謝罪していた部署もありました。
それ以外にも入学手続きや成績管理など、間違えると大変なことになってしまうデータの作業が沢山存在します。大学事務職員には、データに間違いがないよう処理することができる。高い正確性が要求されます。
一度に20種類以上の仕事を回す？！
大学事務を続けていて感じるのが、タスクの管理能力がないとこの仕事は辛いと思います。現在私のいる学部事務室の例に出すと、年度末にもなると一度に20種類以上のタスクを管理することになります。新入生のために、オリエンテーションの準備、教室の予約、案内資料の送付。年次が上がる在学生には、ガイダンスの準備、説明資料の作成、単位が芳しくない学生への指導。卒業生もいるため、学位記作成、座席の配置、保護者への案内など、これらの業務がさらに細分化されていきますし、これ以外にもまだまだ仕事はあります。
これら全てを一日で終わらせないといけない、というわけではありませんが、それぞれに期日が設けられています。期日を超えてしまうと、多くの部署に迷惑を掛けてしまう、いつまでにどの仕事を終わらさせておかないといけないのか、タスクを管理する能力がないと、大学事務の仕事はかなり辛くなります。
仕事内容でモチベーションが変わらない
仕事が合わなくて退職‥‥
識学総研の記事によると、「仕事の内容にやりがいを感じない」が退職理由ランキングの５位と書かれています。私の大学を退職していった方の多くが、まさにこの「仕事の内容にやりがいを感じない」が理由でした。そしてその人たちに共通することは、部署が変わった途端に退職していくことです。大学事務職員では、今まで学部で学生と関わる仕事をしていた人が、次は経理で学生と一切関わらない部署に異動、なんてことが日常茶飯事にあります。学生の成長に関わりたいと思って入ってきた人にとっては非常に苦痛だと思います。大学事務職員を目指す人は、大学に存在するどの組織に配属されても続けられる、という覚悟を持って入った方が良いと思います。
仕事の成果が分かりにくい
大学事務職員の仕事は「成果」というものが見えにくいです。一般企業であれば「営業で新規顧客を開拓する」「店舗の売上高を上げる」といった、自分の頑張りが数値で表されますが、大学事務職員の仕事のほとんどは、大学運営を円滑に回すための仕事をただこなすだけです。頑張ることで変えられるのは、仕事が終わるスピードくらいです。周りと競争することが嫌だという人も多くいるかと思いますが、自分の頑張りが表れないというのは、かなりモチベーションが下がります。
私自身、自分の頑張りが成果として表れないことにモヤモヤした経験もあります。なので、自分の頑張りで成果を上げたい、給料を上げたいというタイプの人には大学事務職員の仕事は向いていないかもしれません。誰かのために頑張りたいという「縁の下の力持ち」タイプの人が大学事務職員には向いていると思います。
まとめ
大学事務職員の仕事には専門性がほとんど必要無いため、誰でもできる仕事だと思います。ですが、仕事を円滑に進めるためには、周りとの連携が重要になり、教員との連携も必要になってきます。教員と連携するためには信頼関係を築いておかないといけないので、コミュニケーション能力が必要です。
それから、一つ一つは簡単な仕事でも、一度に20個以上のタスクを管理しないといけなくなったら話は変わってきますし、できたとしても時間が掛かってしまい、期日に間に合わないなんてことになってしまうと意味がありません。仕事をきちんと管理する能力が重要です。
また、多種多様な仕事が存在し、やりがいを感じない部署に配属する可能性も非常に高いです。そんな時に「やりがいがないと続けられない」と考える人は、大学事務職員はあまりおすすめできません。大学事務職員やるのであれば、どんな部署でも「やりがいを見つける！」ぐらいの意志が必要だと思います。
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